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德鲁克:掌握自己的时间
2020-12-04 11:22:35

 

德圣集团 10月31日

Photo by Luke van Zyl on Unsplash

 

作者:彼得·德鲁克

来源:华章管理(ID:hzbook_gl)

导语

管理者经常受到种种压力,迫使他不得不花费一些时间在非生产性的和浪费时间的事务上。身为管理者,不管他是不是经理人,总有许多时间耗在毫无贡献的工作上。大量时间都不可避免地浪费了。

 

而且管理者在组织中的地位越高,组织对他的时间要求往往越大。那究竟如何进行有效的时间管理?

 

1

善于时间管理,以时间为限
 
曾有两年的时间,我在某银行担任顾问工作,研究该行高层管理的结构。这家银行的总裁,应该是我认识的主管中最善于管理时间的了。
 
两年间,我每月与他会谈一次,每次他都只给我一个半小时。而且每次会谈,他都先有充分的准备,因此我也不能不事先准备。我们谈话的内容,每次仅以一个主题为限。在我们谈到1小时20分时,这位总裁开始催我了:“德鲁克先生,我看我们该做个结论了,也该决定下一次谈什么主题了。”一个半小时的时间一到,他就站起来跟我握手再见。
 
过了大约1年,我终于忍不住问他:“总裁先生,为什么我们谈话时,每次你都以一个半小时为限?”他回答说:“原因很简单,我的注意力只能维持一个半小时。不管研究什么问题,超过了这个限度,我的谈话就没有任何新意了。而且,我还知道,如果时间太短,不够一个半小时,我恐怕会掌握不住问题的重心。”
 

2

思考问题时不允许任何人打扰
 
每次会谈,我发现从来没有电话打进来,他的秘书也从来没有推门进来说什么大人物等着见他。有一天我问起这一点,他说:“我的秘书知道,在我思考问题时,绝不许任何人来打扰。只有两个人例外:美国总统和我夫人。
 
但是,美国总统很少来电话,而我夫人也深知我的脾气。所以,任何大事,秘书都要等我们谈完后才来告诉我。然后,我再花半小时接听电话,接待访客。当然,你知道,我这样安排也是一种冒险,说不定在我们谈话时,真会有什么天大的事等不及一个半小时呢。”
 
不用说,这位银行总裁,在我们每月一次会谈中办成的事,远比任何一位同样能干却天天开会的管理者多得多。
 

3

应用各种办法集中自由时间
 
然而,即使像他这样一位自律极严的管理者,也常常得至少花费一半时间,来处理许多次要且不一定有意义的事,以及许多身不由己的事,例如接待“顺道来访”的重要客户,参加不一定非他参加不可的会议,批阅不必由他批阅的公文之类。
 
每次我听到高级主管告诉我,说他至少可以控制自己的一半时间,而且真能自己认为该做什么就做什么。我听了,实在深感有足够的理由来怀疑他根本不知道自己时间耗用的情形。
 
高级主管真能自由运用的时间,大概只有1/4。就是说他只有1/4的时间能用在重大事务上,能用在有所贡献的事务上,能用在他应该做的事务上。这种估计一点不假,任何组织都肯定如此。要有例外的话,也许是政府机构的高级官员——他们非生产性的工作时间,往往要比其他组织的高级主管更多。
 
一位管理者的职位越高,其不能自行支配的时间也一定越多。组织的规模越大,其用于维系组织运行,而非用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多。
 
因此,有效的管理者知道他必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间,时间分割成许多段,等于没有时间。时间如果能集中,即使只有一个工作日的1/4,也足可办理几件大事。反之,零零碎碎的时间,纵然总数有3/4个工作日,也是毫无用处。
 
所以,时间管理的最后一步,应该是将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。
 
至于如何集中,则各人有各人的办法。有些高层人员,在一星期内,留有一天在家工作。许多杂志主编和主持研究的科学家,就常采用此法。
 
还有人将会议、审核、问题分析等例行工作,规定排在一星期内的某两天中办理,而将其他日子的整个上午保留下来,用于处理真正重大的事务。
 
上个例子中的某银行总裁,正是这样管理时间的。召开业务会议、约请高级职员讨论和接待重要客户之类的工作,都排在星期一和星期五。星期二、三、四的下午,则不排固定的工作,用来处理其他事务,例如研究突发的人事问题、约见回国的国外分行经理、接待重要客户或前往华盛顿出差之类。但是在这三天的上午,他会事先排定时间来处理重要事项,并以90分钟为一个单元。
 
另一个常见的办法,是每天下午都排定一段时间,在家里办公。
 
卡尔森教授在他的研究报告中,曾提到一位最有效的管理者。这位管理者每天上午上班前,总有90分钟时间留在家里,不接电话,专门从事研究工作。如果还要准时上班,那么早上在家里自然就得早早开始工作了。
 
不过这种做法,总比每天下班后把重要事务带回家去,晚饭后再花3小时处理的方式好得多。因为那样不免过度劳累了,中年以上的人最好是早睡早起。但现在喜欢把工作带回家来开夜车的人越来越多,这往往会造成一种不好的情况:人们以为可以晚上加班,因此反倒没有抓紧白天的工作时间。
 

4

注重时间的使用方式
 
不过,话又得说回来:集中自己的时间,集中的“方法”倒在其次,重要的是时间如何使用。许多人把次要的工作集中起来办理,因而匀出一段整块时间来。但这样的方法并无太大的作用。
 
因为这样的方法,使人在心理或时间上,仍然放不下那些次要的事情,放不下那些很少贡献而又认为不能不做的事情。结果终究还会产生新的时间压力,来占用他的自由时间,牺牲他应该做的事。几天或几星期后,他已经“集中”的自由时间,又会被那些所谓“新的问题、新的紧急事件、新的麻烦”瓜分得无影无踪了。
 
有效的管理者,第一步应先估计究竟有多少“自由时间”真正是他自己的时间,然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来一旦发现还有别的事情在“蚕食”他保留的时间,便立刻再仔细分析他的时间记录,再将其中比较次要的工作重新过滤一次。他们已知道这层道理,因此不至于过分删减。
 

5

时间的控制与管理不能一劳永逸
 
一切卓有成效的管理者都懂得:对时间的控制与管理不能一劳永逸。

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